Pokud se pohybujete v kosmetice, wellness nebo jiných službách, určitě víte, že čas jsou peníze a každý zbytečný zádrhel v organizaci stojí nervy. A právě proto vznikla MYFOX poradna – uzavřená facebooková skupina, kde se dnes potkává už více než 500 profesionálů, kteří MYFOX používají každý den.
Každý den tu přibývají nové dotazy: „Proč mi nejde nastavit opakování rezervace?“ „Jak přidám svátek jako pracovní den?“ „Lze posílat hromadný email místo SMS?“ „Jak funguje QR platba v pokladně?“ nebo „Můžu do ceníku doplnit produkty se skladovou evidencí?“
Tyhle otázky jsou naprosto pochopitelné – systém se pořád vyvíjí, některé funkce mají více možností nastavení, jiné zase mají své triky.
Proto přicházíme s velkým přehledem nejčastějších otázek z MYFOX poradny. Najdete zde:
- co jde nastavit hned a jednoduše
- a chytré rady a tipy.
Článek je určený všem – ať už MYFOX používáte roky, nebo jste s ním začali teprve nedávno. A věříme, že vám ušetří spoustu času, který by jinak padl na hledání odpovědí v komentářích.
1. Opakované rezervace, pracovní doba a jiné tipy z MYFOX poradny
Jedna z nejčastějších otázek v poradně zní: „Můžu si nastavit, aby se klientce automaticky opakoval stejný termín?“
Opakovanou rezervaci je možné nastavit prostřednictvím možnosti duplikovat rezervaci.
U každé rezervace najdete tlačítko Duplikovat. Kliknutím se zkopíruje klient, služba i délka trvání a vy už jen vyberete nový termín. Je to nejrychlejší způsob, jak si během pár vteřin nastavit opakované návštěvy – třeba každý měsíc na stejné služby.
Lichý a sudý týden
Dalším častým tématem je rozlišení pracovních hodin podle lichého a sudého týdne. To ocení každý, kdo má třeba kadeřnictví nebo kosmetiku rozdělenou podle směn.
V MYFOXU to nastavíte v pracovní době obsluhy:
- otevřete Nastavení → Obsluha → Rozbalovací menu – Pracovní doba,
- vyberete Tužka → Vlastní,
- a zvolíte, jestli jde o lichý nebo sudý týden.
Systém pak sám ukazuje volné časy podle toho, jaký týden je v kalendáři.
Potřebujete otevřít jednu sobotu, ale nechcete ji mít napevno?
Řešení je opět v pracovní době:
- vytvoříte si nový blok pracovní doby jen na konkrétní den,
- nebo si zkopírujete stávající rozvrh a upravíte jen to, co potřebujete.
Tímhle způsobem můžete mít otevřenou jednu sobotu v měsíci a další ne, aniž by to rozházelo celý kalendář.
Státní svátky
Zajímalo vás také, zda se dá nastavit svátek jako pracovní den. Ano, jde to – v Nastavení → Správa provozoven → Upravit stačí zaškrtnout volbu Otevřeno o státních svátcích. Díky tomu budete moct přijímat rezervace i o svátcích. Pokud chcete mít naopak zavřeno, zablokujete si ten den v kalendáři.
S MYFOXEM máte plnou kontrolu nad pracovní dobou – ať už jde o liché/sudé týdny, výjimky jako soboty, nebo nastavení svátků.
2. MYFOX poradna a SMS a emaily aneb jak komunikovat s klienty
Komunikace s klienty je v MYFOXU velké téma – v poradně se objevuje snad každý týden. Pojďme si projít, jak to funguje, co si můžete přizpůsobit a kde jsou zatím limity.
Kdy se posílají SMS připomínky
Častý dotaz: „Kde najdu nastavení posílání SMS? A kdy se vlastně odesílají?“
SMS připomínky se v MYFOXU posílají automaticky 24 hodin před termínem, pokud má klient u rezervace uvedené telefonní číslo. Nemusíte nic hlídat ani posílat ručně – systém to udělá za vás.
Pokud SMS nechcete využívat, stačí v Nastavení → SMS a email notifikace odškrtnout příslušné políčko.
Emailové notifikace
Kromě SMS můžete zapnout i emailová upozornění. Ta obsahují více detailů – kromě termínu a kontaktu klient vidí také objednané služby.
Do emailu si můžete přidat vlastní text – třeba poděkování, storno podmínky nebo krátký tip. Vytvoříte novou kategorii v ceníku a do její poznámky napíšete text, který se propíše do potvrzovacího emailu. Kategorii pak přiřadíte ke službě. (Poznámka se zobrazuje v emailu, ne v rezervačním formuláři.)
Hromadné emaily klientům a řešení z MYFOX poradny
Dotaz, který se v poradně opakuje: „Lze poslat hromadný email všem klientům, ne jen SMS?“ Máte možnost:
- si v Kartotéce vyexportovat všechny kontakty (tlačítko Akce nebo tři tečky v mobilní aplikaci),
- emaily si pak zkopírovat a použít v externím nástroji (např. Ecomail, Mailchimp, Gmail).
Je to rychlý způsob, jak rozeslat newsletter, akci nebo důležité upozornění.
Shrnutí
SMS chodí vždy 24 hodin před rezervací, emaily si můžete přizpůsobit a využít i k přidání vlastního textu. Hromadné emaily zatím v systému nejsou, ale export kontaktů z kartotéky je jednoduchý způsob, jak si pomoci.
3. Účtenky, pokladna, QR platby a další triky z MYFOX poradny
Pokladna v MYFOXU patří mezi funkce, které ulehčují každodenní práci, ale zároveň kolem ní vzniká hodně dotazů. Hlavně na účtenky, jejich tisk a využití QR plateb.
Automatický tisk účtenky
Otázka z poradny: „Dá se nastavit, aby se účtenka vytiskla sama při platbě?“
V MYFOXU vždy rozhoduje obsluha, co se s účtenkou stane. Účtenku můžete:
- vytisknout (přímo z aplikace nebo mobilní tiskárny),
- poslat emailem nebo SMS,
- uložit do PDF,
- případně opsat ručně na papírový doklad.
Email i SMS se dají odeslat při dokončení zakázky nebo i zpětně v Pokladně (Vydané účtenky → Odeslat účtenku).
Z praxe doporučujeme využívat email – je to zdarma, rychlé a ekologické.
Zaparkované účtenky a QR platby a rady z MYFOX poradny
Někteří uživatelé narazili na problém, kdy po zaparkování účtenky a přijetí QR platby dochází ke změně údajů. Správný postup je:
- po vygenerování QR kódu klient platí částku na místě,
- po přijetí platby se účtenka potvrdí a rovnou vystaví,
- nedoporučujeme účtenky měnit a tisknout až zpětně, abyste předešli záměně plateb.
Účtenky a potvrzení emailem
K účtenkám padla ještě jedna praktická poznámka – pokud řešíte tisk, doporučujeme je raději posílat emailem. Je to zdarma, ekologické a klienti mají doklad hned uložený.
Propojení se SumUp terminálem
MYFOX je plně propojený se SumUp – můžete tedy přijímat platby kartou přímo z pokladny. Stačí mít propojený účet a při platbě zvolit možnost „kartou přes SumUp“.
Kombinované platby a slevy
Pokladna umí i složitější scénáře – například když klient část platí hotově a část kartou. Nebo když potřebujete uplatnit slevu či dárkový poukaz. Vše zvládnete přímo při zadávání platby.
Export uzávěrek a přehledů
Každou pokladnu můžete jednoduše uzavřít a stáhnout si přehled do PDF. To je praktické pro účetnictví nebo kontrolu tržeb na konci dne. Navíc ve Statistikách najdete souhrn podle služeb, obsluh i klientů.
V MYFOXU si vždy zvolíte, co se s dokladem má stát. Díky propojení se SumUpem, možnosti kombinovaných plateb a přehledným exportům navíc získáváte plnou kontrolu nad tržbami i účtenkami.
4. Noví, stálí klienti a tipy z MYFOX poradny
Jedním z nejčastějších přání v poradně je: „Ráda bych online objednávky nechala jen pro své stálé klienty. Jak to udělat, aby se mi nehlásili noví?“
Jak odmítnout nové klienty
Jak na to?
- nesdílejte rezervační odkaz veřejně (např. na webu nebo Instagramu),
- posílejte ho jen svým stálým klientům – třeba přes SMS, email nebo WhatsApp.
Tím zajistíte, že se vám do diáře nebudou hlásit úplně noví lidé, pokud už kapacitu nemáte.
Kauce pro nové klienty
Další možností, kterou mnoho podnikatelů využívá, je nastavení kaucí (plateb předem).
- Kauci si můžete nastavit jen pro nové klienty nebo pro konkrétní služby.
- Pokud pak klient rezervaci zruší pozdě, kauce se vám neztratí.
- A pokud rezervaci zruší včas, systém ji automaticky vrátí.
To je ideální kombinace: noví klienti rezervaci uvidí, ale bez zaplacení předem ji nepotvrdí. A při včasném zrušení se kauce vrací automaticky.
Schvalování nových klientů – je to možné?
Často padá i dotaz: „Můžu nastavit, aby nového klienta musela obsluha nejdřív schválit?“
- Ne, tahle možnost v systému není. Rezervace probíhá rovnou podle nastavené pracovní doby a dostupných termínů.
Pokud ale nechcete, aby se nový klient objednal na libovolnou službu, doporučujeme vytvořit speciální kategorii „První návštěva“, kterou si nastavíte s vlastním popisem. Díky tomu budete mít přehled, že jde o nového zákazníka, a můžete si rezervaci případně individuálně zrušit.
Máte tak dva lehké způsoby – sdílet rezervační odkaz jen s ověřenými klienty, nebo využít nastavení kaucí pro nováčky. A pokud chcete mít o nováčcích ještě větší přehled, nastavte si speciální kategorii „První návštěva“.
5. Web, rezervační formulář a triky z MYFOX poradny
Online rezervace jsou jádrem celého MYFOXU – a proto je pochopitelné, že se v poradně hodně řeší jejich vzhled a možnosti úprav. Klienti se ptají na ceník, fotky, vlastní texty i propojení se sociálními sítěmi.
Ceník a popisy služeb
Dotazy typu: „Můžu mít u každé služby delší popis?“ nebo „Dají se popisy rozklikávat?“ se objevují pravidelně.
V rezervačním formuláři se ukazuje název služby, cena a délka. Popis je vždy jen krátký. Pokud chcete doplnit delší informace (např. doporučení nebo storno podmínky), můžete je přidat přes poznámku v kategorii – ta se pak ukáže v emailu klientovi.
Co funguje:
- ke službě můžete vložit obrázek, který klient uvidí,
- popis lze částečně nahradit vlastní poznámkou přidanou přes kategorie, která se pak ukáže v emailovém potvrzení.
Vlastní položky v menu webu a rady z MYFOX poradny
Pokud využíváte webovou vizitku přímo z MYFOXU, máte možnost přidat do menu vlastní položky. To se hodí třeba pro odkaz na eshop, blog, nebo detailní ceník v PDF. Nastavení najdete v Nastavení → Webová stránka.
Fotky a vizuální úpravy
Častý dotaz: „Můžu si rezervační stránku přizpůsobit vizuálně?“
Ano, můžete:
- nahrát vlastní logo,
- nastavit barvu horní lišty,
- přidat až 5 fotek do galerie,
- vybrat světlou nebo tmavou šablonu.
Propojení se sociálními sítěmi
K MYFOX webu si můžete připojit Facebook i Instagram widget – ale pozor, funguje to pouze s business účty. Díky tomu se na webu ukáže feed s vašimi příspěvky nebo odkaz na FB stránku.
Rezervační web v MYFOXU je jednoduchá vizitka, kterou si zvládne nastavit každý. Umí základní úpravy (logo, barvy, fotky, menu, propojení s FB/IG). S aktuálními funkcemi si uděláte pěknou, funkční stránku během pár minut.
6. Exporty, statistiky a tipy z MYFOX poradny
Další velké téma z poradny: „Jak dostanu z MYFOXU ven data o klientech a tržbách?“ nebo „Lze udělat kompletní uzávěrku měsíce?“
MYFOX má pro tohle několik chytrých nástrojů – od exportu kontaktů až po detailní statistiky tržeb.
Export kontaktů
V Kartotéce (Zákazníci) označíte vybrané klienty a zvolíte Akce → Exportovat vybrané kontakty.
- Nejdříve kliknete na Zákazníci,
- označíte vybrané klienty,
- zvolíte Akce → Exportovat vybrané kontakty.
Export se uloží jako soubor (CSV), který otevřete v Excelu nebo Google Sheets.
Tip: Pokud se vám v exportu špatně zobrazují diakritika nebo čísla, vždy je potřeba správně nastavit kódování při otevírání souboru.
Export kalendáře a triky z MYFOX poradny
Častý dotaz zní: „Můžu si synchronizovat kalendář s telefonem?“
Ano – v nastavení obsluhy najdete unikátní URL adresu kalendáře, kterou si připojíte do Google Kalendáře nebo iCalu.
- Uvidíte všechny své rezervace dopředu i 4 týdny zpětně.
- Rezervace jsou jen pro čtení – nelze je upravovat mimo MYFOX.
Statistiky tržeb
V MYFOXU najdete přehledné statistiky:
- tržby za jednotlivé služby a produkty,
- výkonnost podle obsluhy,
- top klienty s nejvyššími tržbami,
- počet odeslaných SMS,
- způsoby rezervace (online / obsluha),
- způsoby plateb (hotově / kartou).
Vždy si můžete vybrat období – den, týden, měsíc nebo rok.
Pokladní uzávěrky a tipy z MYFOX poradny
Pro účetnictví se hodí funkce přehledová pokladní uzávěrka.
- stáhnete si ji jako PDF,
- ukáže všechny skutečné tržby (bez testovacího provozu),
- máte k dispozici i rekapitulaci příjmů.
Tohle ocení hlavně větší podnikatelé, kteří potřebují mít jasně doložené příjmy a podklady pro účetní.
Evidence faktur a výdajů
Otázka, která padá často: „Lze v MYFOXU evidovat i faktury a měsíční výdaje?“
- MYFOX se soustředí hlavně na rezervace, tržby a pokladnu. Pokud potřebujete evidovat faktury a náklady, je nutné použít externí účetní software.
Z MYFOXU dostanete ven všechna důležitá data – kontakty, kalendář i přehled tržeb. Statistiky vám ukážou nejen výnosy podle služeb, ale i to, kdo jsou vaši top klienti. Jen kompletní účetnictví (faktury a výdaje) je potřeba řešit jinde.
7. Tipy a triky z MYFOX poradny
Často se v poradně ukáže, že stačí znát malý trik – a vše jde vyřešit jednoduše. Tady jsou ty nejčastější:
Opakované rezervace
Rychlé řešení? Duplikovat rezervaci. Kopíruje se klient, služba i délka a vy jen vyberete nový termín.
Hromadné emaily
Rychlé řešení? Vyexportujte si kontakty z kartotéky a nahrajte je do svého mailingového nástroje (Ecomail, Mailchimp, Gmail). Máte tak plnou kontrolu nad textem i designem zpráv.
Delší popisy služeb
V rezervačním formuláři se ukazuje název, cena a krátký popis. Delší popis? Využijte poznámky v kategoriích, které se pak zobrazí v emailu. Můžete tam dát doporučení, storno podmínky nebo jiný doplňující text.
Evidence faktur a nákladů
MYFOX sleduje rezervace, tržby a účtenky, ale kompletní účetnictví včetně faktur si řešíte mimo. Evidence faktur a nákladů? Exportujte si pravidelně pokladní uzávěrku a předejte ji účetnímu. Pokud potřebujete faktury, doporučujeme propojit MYFOX s externím účetním softwarem.
Komunikace se stálými klienty a tipy z MYFOX poradny
Někdo chce objednávky jen pro stálé, někdo vítá i nové klienty.
Rychlým řešením je rezervační odkaz nesdílet veřejně, ale posílejte ho jen vybraným klientům, které již znáte. U nových klientů může pomoci nastavení kaucí – bez platby předem se termín nepotvrdí.
Většina zdánlivých omezení má jednoduchou cestu, jak si pomoct. Stačí znát pár triků a vychytávek a můžete pokračovat v práci naplno.
Závěr
S MYFOX poradnou na Facebooku nejste na své otázky sami. Každý den se v ní řeší praktické situace – od nastavení pracovní doby přes účtenky až po komunikaci s klienty. A je skvělé, že se tu vždycky najde někdo, kdo má tip nebo vlastní zkušenost.
V tomhle článku jsme shrnuli ty nejčastější dotazy:
- jak pracovat s rezervacemi (duplikování, lichý/sudý týden, svátky),
- jak fungují SMS a emaily,
- co umí pokladna a účtenky,
- jak si nastavit práci s novými a stálými klienty,
- co všechno zvládne web a rezervační formulář,
- a jak využít exporty a statistiky naplno.
Pokud jste u některého tématu našli vlastní „fígl“, podělte se s ostatními v poradně – pomůže to celé komunitě. A pokud vás napadne nějaká otázka, která ještě nebyla zodpovězena, dejte nám vědět.
MYFOX vám šetří čas i nervy. MYFOX poradna i tyto tipy zajistí, že budete mít ještě větší klid a můžete se spolehnout, že systém pracuje za vás, i když jste zrovna mimo dosah signálu.
Chcete mít o podnikání lepší přehled? Vyzkoušejte MYFOX na 30 dní zdarma.
